Arquitectura iPeryon MCRS
Almacenamiento especializado de registros y documentos electrónicos de archivo
iPeryon MCRS es un software que potencia los sistemas de almacenamiento tradicionales con funcionalidades especializadas de archivo electrónico. Basado en la requisitos para un Sistema de Registros “MoReq 2010”, cumple con la norma ISO 15489-1 : 2016, y facilita la implementación de los cojuntos de normas ISO 30300, 9000, 27000. Garantizando la organización, almacenamiento y protección segura de sus registros y documentos electrónicos vitales.
Introducción
iPeryon MCRS es un software completamete web que cumple con los requisitos para sistemas de registros “MOREQ 2010”, compatible con la ISO 15489-1 : 2016, y facilita la implementación de otras normas ISO orientadas a la gestión de información, seguridad y calidad.
Es una interfaz con capacidad de conectase a un sistema de almacenamiento estándar como Dropbox, Drive OneDrive, NAS local, Azure Storage, entre otros. Transformándolo en un almacenamiento centralizado y especializado, con funcionalidades como clasificación, conformación de expedientes, gestión de metadatos, programas de disposición, control de acceso, auditoría, búsquedas e interoperabilidad.
iPeryon MCRS permite a las empresas almacenar de forma segura y eficiente sus registros y documentos electrónicos vitales, cumpliendo con las normativas locales.
Arquitectura General de iPeryon MCRS
Presentamos un diagrama donde se muestra como iPeryon MCRS y sus servicios proporcionan una interfaz especializada de almacenamiento.
A continuación, explicaremos cada componente del diagrama. Veremos cómo interactúan entre sí para proporcionar un sistema integrado y especializado de almacenamiento de registros y documentos electrónicos de archivo.
Actores productores de registros
Los sistemas corporativos de gestión documental son sistemas informáticos diseñados para capturar y gestionar información relevante para los procesos empresariales. Esta información puede incluir contratos, órdenes de compra, facturas, informes, etc. Los sistemas corporativos de gestión documental generan registros electrónicos a partir de esta información.
Los colaboradores son los responsables de crear registros electrónicos directamente, sin utilizar herramientas de automatización o gestión de procesos. Estos registros pueden incluir información importante para la empresa, como informes, actas, normas, decretos, audios, videos, etc. Los colaboradores suelen utilizar herramientas comunes, como Office, PDF, editores de audio o video, para crear estos registros.
Los registros y documentos electrónicos de archivo
Un registro es el producto final de una gestión o un flujo, ya sea en un sistema de gestión documental o como una tarea específica de un colaborador. Los registros pueden ser de diversos tipos, como documentos de texto, vídeos, audios, imágenes o registros específicos de una base de datos.
Los registros son importantes porque proporcionan evidencia de las actividades y transacciones de la empresa. Pueden ser utilizados para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones, apoyar la toma de decisiones y la planificación, y pueden ser utilizados para fines históricos y de investigación.
Por lo tanto, los registros deben ser preservados o conservados de forma segura y accesible, de modo que puedan ser consultados como evidencia del proceso que los generó, o para que reposen como parte de la historia importante de la empresa.
iPeryon MCRS y sus interfaces
iPeryon MCRS cuenta con dos tipos de interfaces que permiten a los diferentes actores productores de registros interactuar con el sistema para realizar el correcto almacenamiento de los registros.
La API de iPeryon MCRS es una herramienta que permite a las aplicaciones productoras de registros existentes en una empresa interactuar con iPeryon para realizar acciones como consultar la clasificación de los registros, consultar los expedientes de los registros, consultar los registros individuales o almacenar los registros producidos por sus transacciones.
El API de iPeryon MCRS es una herramienta poderosa que permite a las empresas integrar iPeryon MCRS con sus sistemas existentes de gestión documental. Esto facilita la automatización del proceso de almacenamiento de registros electrónicos y reduce la necesidad de intervención humana en procesos operativos.
La GUI de iPeryon MCRS es una interfaz visual que permite a los usuarios interactuar con iPeryon de forma sencilla. Los usuarios pueden realizar acciones como administrar usuarios, clasificaciones, expedientes e informes, consultar registros individuales y almacenar registros producidos.
La GUI de iPeryon MCRS es una herramienta intuitiva y fácil de usar que permite a los usuarios de todos los niveles de experiencia interactuar con el sistema.
Servicios especializados de iPeryon MCRS
El núcleo de iPeryon MCRS está conformado por diferentes servicios, cada uno encargado de un proceso específico. Estos servicios proporcionan las funcionalidades especializadas para la gestión o control de los registros capturados por medio de las dos interfaces disponibles.
iPeryon MCRS está conformado por servicios independientes, lo que permite una fácil escalabilidad, mantenimiento y actualización. Los servicios están basados en las especificaciones de MOREQ 2010, por lo que garantizan un funcionamiento estándar y de fácil integración.
Entre los servicios más importantes se destacan:
Conectando y potenciando los sistemas de almacenamiento estándar
iPeryon MCRS cuenta con un módulo que permite conectarlo con los sistemas de almacenamiento estandar utilizados en las empresas. Esto permite a los usuarios y aplicaciones corporativas productoras de registros gestionar los registros utilizando las funcionalidades especializadas de iPeryon, sin tener que interactuar directamente con el sistema de almacenamiento.
De esta forma, iPeryon MCRS permite utilizar los recursos de almacenamiento con los que la empresa ya cuenta, potenciando los mismos y minimizando los costos de adquirir nuevas tecnologías de almacenamiento.
Conclusión
iPeryon MCRS es una herramienta indispensable para la gestión de registros electrónicos. El software permite preservar de forma segura y accesible la información contenida en estos registros, lo que es fundamental para cumplir con las normativas, tomar decisiones informadas y ahorrar costos.
iPeryon MCRS es una solución completa y eficaz que ofrece una amplia gama de funcionalidades para ayudar a las empresas a cumplir con sus objetivos de gestión de registros. Es una herramienta ideal para empresas que se encuentran en las siguientes situaciones:
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