iPeryon MCRS: Almacenamiento Especializado

Sistema de Registros y Documentos electrónicos de Archivo

En iPeryon, nos comprometemos a redefinir la gestión documental empresarial. Nuestro enfoque especializado en la preservación y administración de registros y documentos de Archivo, respaldado por estándares como Moreq 2010, asegura un repositorio digital seguro, eficiente y adaptable a las necesidades cambiantes de tu empresa. Con herramientas avanzadas y un equipo apasionado, trabajamos para brindarte una solución completa, garantizando que tu información crítica esté protegida y accesible en todo momento.
iPeryon Workgroup

La Gestión de Documentos Electrónicos

En iPeryon, visualizamos la gestión de documentos electrónicos en las empresas con una arquitectura basada en tres capas generales. Gestión Activa, Integración y Almacenamiento Especializado. Presentamos un diagrama visual detallado y esquemático que ilustra el proceso integral de gestión de registros y documentos electrónicos de archivo en entornos empresariales.

Diagrama: Sistema Integrado de Gestión de Documentos Electrónicos en una empresa

1. Capa Gestión Activa

La fase inicial de la gestión documental implica la creación, modificación, revisión, versionado y firma de los registros y documentos cruciales que requieren preservación. Dentro de esta etapa, los colaboradores de la empresa interactúan con diversas herramientas y aplicaciones empresariales como CRM, ERP, RRHH, BPM, BI, y PQRS. Asimismo, se generan documentos electrónicos de manera manual utilizando plataformas como Word, Excel, PowerPoint, PDF, o mediante la digitalización de documentación física a través de escáneres u otros dispositivos específicos.

El producto final obtenido de estos procesos, realizados en aplicativos y operaciones manuales, son registros y documentos electrónicos de archivo. Estos no se limitan a ser simplemente archivos de Word, Excel, PDF, o presentaciones de PowerPoint; incluyen una gama variada, como imágenes, videos e incluso registros almacenados individualmente en bases de datos.

Estos registros y documentos finales representan una importancia crítica para las empresas y deben conservarse durante un período específico, determinado por la naturaleza de la información, su relevancia, regulaciones legales y las políticas internas de la empresa.

2. Capa de Integración

Una vez que los registros y documentos electrónicos de archivo han sido creados, es crucial transferirlos a un archivo digital o almacenamiento especializado como iPeryon MCRS, un procedimiento que refleja o se asemeja al traslado de la documentación y expedientes físicos a una bodega de archivo físico.

Este proceso de transferencia de los registros y documentos electrónicos al almacenamiento especializado (Archivo Digital – iPeryon MCRS) se lleva a cabo principalmente de dos maneras: Automática o manual.

Automática

Cuando la transferencia es automática, el sistema, aplicación o proceso que origina el registro o documento (Origen, Productor) se comunica directamente con el sistema de archivo (Destino – iPeryon MCRS), transmitiendo los datos digitales sin intervención humana. En este procedimiento, el Origen indica claramente al Destino la clasificación, metadatos necesarios y el expediente donde debe ser almacenado el registro o documento. Aquí entran en juego herramientas de integración como las API o Buses de Servicios.

Manual

En el caso de una transferencia manual, se involucra una acción humana a través de la interfaz de usuario (UI) del sistema de archivo iPeryon MCRS. Aquí, el usuario debe realizar la clasificación, asignar metadatos y almacenar el registro o documento en el expediente correspondiente, siguiendo las políticas de la empresa.

3. Almacenamiento Especializado

Los registros y documentos electrónicos de archivo, críticos para la empresa y que necesitan preservarse, han sido transferidos al sistema central de almacenamiento iPeryon MCRS. En este punto, es esencial que este sistema se encargue de mantener y garantizar la clasificación, metadatos y expedientes de estos registros y documentos, durante el tiempo necesario, en cumplimiento de las tablas de retención o programas de disposición configurados según las normativas y políticas internas de la compañía.

Este sistema de almacenamiento especializado iPeryon MCRS tiene la tarea adicional de permitir a los usuarios y otros sistemas de la compañía buscar y encontrar de manera precisa y sencilla los registros o documentos utilizando para este proposito los metadatos asignados a cada uno de ellos, siempre respetando los controles de acceso, confidencialidad e integridad.

Escenarios Actuales ¿Dónde Reside la Problemática?

En muchas empresas, se utilizan sistemas de almacenamiento ampliamente conocidos como Google Drive, OneDrive, Dropbox, almacenamiento local en NAS e incluso en los equipos individuales de los colaboradores. Estos sistemas son útiles para almacenar información de manera general, pero cuando se trata de registros empresariales vitales, surge una serie de desafíos.

Desorden y Falta de Clasificación: Síntoma: La información importante se dispersa en carpetas no clasificadas. Consecuencia: Búsqueda ineficiente y pérdida de tiempo.
Control de Acceso Débil o Inexistente: Síntoma: Falta de restricciones de acceso a datos críticos. Consecuencia: Riesgo de violaciones de seguridad y privacidad.
Ausencia de Programas de Disposición: Síntoma: Falta de estrategias para la eliminación segura de datos obsoletos. Consecuencia: Aumento innecesario del almacenamiento y vulnerabilidades de cumplimiento.
Deficiencia en Metadatos y Conformación de Expedientes: Síntoma: Falta de información contextual y agrupación de documentos relacionados. Consecuencia: Dificultad en la identificación y recuperación eficiente de información.

Solución con iPeryon MCRS

iPeryon MCRS ofrece una solución al conectar sin problemas con su sistema de almacenamiento actual, ya sea en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox) o en entornos locales como una NAS. Al hacerlo, iPeryon MCRS potencia estos sistemas estándar, elevándolos a la categoría de almacenamientos especializados.

A través de sus funcionalidades avanzadas, iPeryon MCRS optimiza la clasificación, gestión de metadatos, conformación de expedientes, control de acceso y políticas de disposición, brindando así un marco robusto para la preservación y gestión efectiva de registros críticos de su empresa. Con iPeryon MCRS, su almacenamiento existente se convierte en una herramienta estratégica diseñada específicamente para cumplir con los estándares y necesidades de su organización.

Conclusión

La gestión documental, estructurada en las etapas de Gestión Activa, Integración y Almacenamiento Especializado, es fundamental para cualquier empresa. La correcta preservación, accesibilidad y seguridad de los registros y documentos son pilares que sostienen la integridad operativa de una organización. Es en la implementación de sistemas especializados, como iPeryon MCRS, donde se revela la solución para afrontar desafíos comunes: desorden, pérdida de datos y falta de accesibilidad. Al adoptar un repositorio centralizado que asegura la gestión integral de la documentación, las empresas pueden operar con mayor eficiencia y seguridad.

Lecturas recomendadas

En iPeryon, nuestro compromiso es transformar la gestión documental de las empresas. Con iPeryon MCRS, garantizamos la accesibilidad y salvaguardamos los registros y documentos críticos. Apostamos por un repositorio digital seguro y adaptable, que cumple con estándares de calidad y está respaldado por herramientas avanzadas. Estamos aquí para brindarte una solución completa y segura, protegiendo tu información crítica y asegurando su accesibilidad en todo momento.
iPeryon Workgroup