Características
Optimizando la gestión de documentos y registros electrónicos de archivo
En el competitivo entorno empresarial actual, la gestión efectiva de documentos y registros electrónicos de archivo se ha convertido en una prioridad para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. Es aquí donde iPeryon MCRS destaca como un sistema integral que ofrece una amplia gama de características diseñadas para mejorar la gestión y preservación de los documentos y registros en cualquier organización. A continuación, presentamos detalladamente las principales características de iPeryon. MCRS
Importante
¡Bienvenido! Antes de sumergirte en las características técnicas detalladas de iPeryon MCRS, te animamos a explorar nuestro enfoque integral de gestión de documentos electrónicos. Descubre la gestión de documentos electrónicos en las empresas, representada con una arquitectura de tres capas generales: Gestión Activa, Integración y Almacenamiento Especializado. Esta visión integral facilitará tu comprensión sobre cómo nuestras características técnicas están diseñadas para optimizar la gestión de registros y documentos de archivo en tu empresa.
Captura
La captura de los documentos y registros que deben ser conservados es uno de los aspectos fundamentales de iPeryon MCRS, por medio de esta característica se asegura que toda la información relevante quede almacenada y preservada adecuadamente. iPeryon MCRS ofrece principalmente dos métodos flexibles de captura:
Captura Manual
Cuando un usuario ingresa a iPeryon MCRS, tiene la posibilidad de realizar el ingreso manual de los documentos o registros al sistema. A través de una interfaz intuitiva y amigable, el usuario puede seleccionar la clasificación apropiada, el expediente al que pertenece y completar los metadatos requeridos. Esta funcionalidad empodera a los usuarios y les permite tener un mayor control sobre el proceso de captura, asegurando que los documentos y registros sean organizados de manera adecuada desde el inicio.
Captura Automática
iPeryon MCRS cuenta con una API robusta y completa que permite la integración con otros aplicativos corporativos y dispositivos de la empresa. Esta característica facilita la captura automática de los documentos y registros directamente desde otros sistemas, sin intervención manual, simplificando el flujo de trabajo y garantizando la precisión de la información.
Ya sea a través de la captura manual realizada por los usuarios o la captura automática mediante la integración de APIs, se asegura que los documentos y registros a conservar estén adecuadamente almacenados en iPeryon MCRS. Esta funcionalidad es esencial para garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos y registros a lo largo de su ciclo de vida, facilitando la toma de decisiones informadas y cumpliendo con los más altos estándares de conservación de la información.
Clasificación y Organización
La clasificación adecuada es esencial para un almacenamiento y preservación efectiva de los registros y documentos electrónicos de archivo. iPeryon MCRS permite clasificarlos bajo una estructura jerárquica adaptable al organigrama de la empresa. Esta característica ofrece la flexibilidad para diseñar y definir una estructura de clasificación única para su empresa. Siguiendo los estándares de la organización interna de la empresa, lo que facilita una clasificación lógica y coherente en función de sus departamentos, áreas funcionales o unidades de negocio.
Una vez creada la estructura de clasificación, iPeryon MCRS permite ubicar los documentos y registros en la rama de la jerarquía adecuada, agrupandolos en expedientes según su contenido, origen y relevancia, facilitando su búsqueda y recuperación posterior.
La clasificación eficiente y controlada en iPeryon MCRS garantiza un almacenamiento ordenado y fácil de navegar. Los usuarios pueden acceder rápidamente a los documentos y registros relevantes y tener una visión completa de la información relacionada con cada departamento o área de la empresa. Además, la estructura jerárquica promueve el acceso controlado por parte de los colaboradores apropiados.
Conformación de Expedientes
La conformación de expedientes es esencial para agrupar documentos y registros relacionados y mantener una visión integral de la información.
iPeryon MCRS facilita la creación de expedientes electrónicos, complementando la clasificación y simplificando la organización y acceso a documentos y registros relacionados, mejorando la toma de decisiones y la eficiencia.
Gestión de Metadatos
Los metadatos son elementos fundamentales, como etiquetas que ofrecen información crucial sobre la clasificación, expedientes, documentos y registros, brindando detalles esenciales sobre su contenido, contexto y autenticidad. En iPeryon MCRS, hemos simplificado la gestión de metadatos a través de plantillas personalizables, adaptadas a las necesidades específicas de cada empresa. Dado que la gestión de metadatos es un requisito clave en Moreq 2010, en iPeryon MCRS también le otorgamos una importancia central.
Los metadatos desempeñan un papel esencial, al proporcionar información estructurada y contextual sobre los documentos electrónicos de archivo. iPeryon MCRS, nuestra avanzada herramienta de almacenamiento, reconoce la importancia de estos detalles para una administración eficiente. Permitimos la creación de plantillas de metadatos, que son estructuras predefinidas para clasificar y describir documentos.
Estas plantillas pueden ser personalizadas dinámicamente según las necesidades específicas de cualquier empresa. Esto asegura que los metadatos se adapten de manera precisa a los requisitos particulares de cada documento, facilitando la clasificación, búsqueda y organización efectivas de la información en todo el sistema.
Políticas de Retención y Disposición Personalizadas
Cada organización tiene requisitos únicos de retención y disposición de documentos y registros electrónicos de archivo. Con iPeryon MCRS, es posible definir políticas personalizadas que determinen el tiempo de conservación y su destino final, por medio de lo que en Moreq 2010 se denominan Programas de Disposición. Tienes el control total para crear programas que se adapten perfectamente a tus necesidades empresariales.
Disposición Automática Programada
iPeryon MCRS ofrece mucho más que la creación y aplicación de Programas de Disposición. Nuestra solución va un paso adelante al proporcionar una automatización inteligente que simplifica y agiliza el proceso de disposición.
Imagina tener un sistema que periódicamente revisa el estado de los programas de disposición, asegurando que se ejecuten las acciones programadas en el momento adecuado. Con iPeryon MCRS, esto es una realidad. Nuestra automatización garantiza que cada paso del proceso de disposición se lleve a cabo sin problemas, evitando retrasos innecesarios y asegurando el flujo correcto de la gestión de documentos y registros electrónicos de archivo.
Pero eso no es todo, iPeryon MCRS también se preocupa por mantener a tu equipo al tanto de las tareas pendientes. Si alguna acción de confirmación por parte de tus colaboradores está atrasada y podría afectar la disposición adecuada, se envian alertas para recordar y mantener el proceso en movimiento.
La automatización de la disposición de documentos y registros electrónicos de archivo de acuerdo con las políticas establecidas es una ventaja clave de iPeryon MCRS. Esto garantiza que la información se mantenga actualizada, evitando la acumulación de datos innecesarios que pueden sobrecargar el almacenamiento.
Almacenamiento Seguro
En iPeryon MCRS, entendemos que la seguridad de tu información es una prioridad indiscutible.
Es por eso que hemos desarrollado una solución que proporciona un almacenamiento seguro y confiable, sin importar si prefieres la implementación en tus servidores locales o una administración completa en la nube.
Control de Acceso
En iPeryon MCRS, la administración de usuarios y el control de acceso son aspectos fundamentales para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. Es por eso que hemos desarrollado una solución que te brinda un control total sobre la asignación de usuarios, la configuración de grupos y la definición de roles específicos dentro del sistema.
Con iPeryon MCRS , tienes la posibilidad de gestionar usuarios de manera eficiente, asignándolos a grupos según las actividades que desempeñan en tu empresa. Además, mediante nuestras listas de control de acceso, puedes asignar roles específicos a cada usuario, asegurándote de que solo tengan acceso a la información relevante para sus responsabilidades.
Esta funcionalidad de control de acceso granular es esencial para proteger tu información y datos sensibles y confidenciales. Con iPeryon MCRS, puedes configurar permisos de forma dinámica, garantizando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información crítica.
Búsqueda y Recuperación
La búsqueda y recuperación eficientes de documentos y registros son fundamentales para agilizar el trabajo y mejorar la productividad.
iPeryon MCRS ofrece poderosas capacidades de búsqueda, incluyendo filtros avanzados por metadatos, que permiten encontrar rápidamente los documentos y registros deseados.
Auditoría y Trazabilidad
En iPeryon, la transparencia y la trazabilidad son pilares fundamentales. Nuestra plataforma cuenta con historiales de eventos en los que se registra minuciosamente cada actividad realizada en el sistema, desde inspecciones, modificaciones de metadatos hasta destrucción de usuarios, grupos, clases, expedientes y por supuesto documentos y registros electrónicos.
Esta herramienta proporciona un valioso recurso para realizar labores de auditoría y garantizar la integridad de la información.
Con los historiales de eventos, cualquier colaborador autorizado puede acceder a un log completo y detallado de todas las acciones realizadas no solo en los documentos y registros electrónicos, sino en la clasificación y expedientes. Esto te permite rastrear cada cambio, acceso o modificación, proporcionando una trazabilidad completa sobre el sistema.
Interoperabilidad
Entendemos la importancia de la interoperabilidad y la integración en el entorno empresarial actual. Es por eso que nuestra plataforma iPeryon MCRS cuenta con una API potente que permite realizar cualquier función propia de iPeryon MCRS de forma ágil y eficiente. Desde esta API, puedes interactuar con otros sistemas corporativos de tu empresa, brindando una experiencia de integración perfecta y sin complicaciones.
Además, como empresa de desarrollo, ofrecemos la posibilidad de crear integraciones a medida que se adapten perfectamente a las necesidades específicas de tu organización. Nuestro equipo de expertos está listo para diseñar soluciones personalizadas que potencien la interoperabilidad de iPeryon MCRS con tus sistemas existentes, permitiendo una gestión integral y centralizada de la información en toda tu organización.
La capacidad de iPeryon MCRS para interactuar con otros sistemas y dispositivos es un factor clave que impulsa la eficiencia y productividad en tu empresa. Nuestra plataforma está diseñada para facilitar la integración sin grandes esfuerzos económicos y operativos, brindándote la flexibilidad necesaria para optimizar tus procesos y mantener tus sistemas perfectamente sincronizados.
Descubre cómo iPeryon MCRS puede ser parte activa de la gestión de documentos electrónicos en tu empresa, brindando una administración de almacenamiento especilizado. Contáctanos para obtener más información o solicitar una demostración. Estamos aquí para potenciar la eficiencia y seguridad en tu empresa.