MoReq 2010

Estándar Internacional para la Gestión de Registros Electrónicos

En iPeryon, nos enorgullecemos de ofrecerte una solución de gestión de almacenamiento especializada basada en MoReq 2010 que aborda los desafíos actuales de la gestión de registros electrónicos en Colombia. Nuestra plataforma te permitirá optimizar tus procesos de gestión del almacenamiento de registros, garantizando el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la seguridad de la información.
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En el mundo empresarial actual, la cantidad de información y datos digitales que se generan día a día es abrumadora. Los “registros” son el núcleo fundamental de toda esta información y abarcan aquellos documentos y conjuntos de datos importantes que deben conservarse para garantizar la transparencia, integridad y responsabilidad en las operaciones de una organización. Estos registros pueden incluir, entre otros, informes, contratos, facturas, correspondencia, actas de reuniones, imágenes, videos y correos electrónicos. Es importante destacar que los registros no solo se limitan a documentos en formato papel, sino que también incluyen información digital, como archivos electrónicos, bases de datos y cualquier dato almacenado en sistemas informáticos.

La gestión adecuada de estos registros se ha convertido en un desafío para muchas empresas, ya que su volumen y complejidad pueden dificultar su organización, conservación y cumplimiento normativo. Para abordar estas necesidades, iPeryon MCRS se presenta como una solución especializada desarrollada en Colombia, diseñada para optimizar la gestión del almacenamiento de registros electrónicos y cumplir con los estándares internacionales como Moreq 2010.

¿Qué es MoReq 2010 y por qué es importante para tu empresa?

MoReq 2010, acrónimo de “Model Requirements for the Management of Electronic Records 2010” (Requisitos del Modelo para la Gestión de Registros Electrónicos 2010), es una especificación funcional desarrollada por el DLM Forum. Esta organización sin fines de lucro, creada y patrocinada por la Comisión Europea, tiene como objetivo establecer estándares internacionales para la gestión de información, registros, archivos y el ciclo de vida de documentos. MoReq 2010 representa la tercera versión de esta especificación y se ha convertido en una referencia esencial para la gestión de registros electrónicos en todo el mundo.

El alcance de MoReq 2010 va más allá de cualquier especificación anterior en su campo. Esta versión se basa en enfoques fundamentales de estándares internacionalmente reconocidos en la gestión de registros, como ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175 y su predecesor MoReq 2. Sin embargo, MoReq 2010 va más allá al ofrecer un alcance, definición y ambición sin precedentes.

La importancia de MoReq 2010 radica en sus características únicas:

Cumplimiento normativo

MoReq 2010 aborda los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de registros electrónicos. Al seguir esta especificación, las organizaciones pueden asegurarse de que sus prácticas de gestión de registros cumplen con las normativas aplicables, lo que es esencial para evitar posibles sanciones y garantizar la confiabilidad de los registros en procesos legales.

Preservación a largo plazo

MoReq 2010 se enfoca en la preservación a largo plazo de los registros electrónicos. Proporciona directrices claras sobre cómo asegurar la integridad y autenticidad de los registros a lo largo del tiempo, incluso cuando las tecnologías y sistemas cambien. Esto es fundamental para garantizar la continuidad y la fiabilidad de los registros a lo largo de los años.

Interoperabilidad

MoReq 2010 promueve la interoperabilidad entre sistemas de gestión de registros electrónicos. La capacidad de compartir registros y metadatos entre diferentes sistemas facilita la colaboración y la transferencia de información entre organizaciones, lo que es especialmente valioso en entornos empresariales complejos.

Acceso y seguridad

MoReq 2010 establece requisitos claros para garantizar el acceso autorizado a los registros y la protección de la información sensible. La gestión de permisos y controles de seguridad es esencial para evitar el acceso no autorizado y el mal uso de los registros.

Ciclo de vida de los registros

MoReq 2010 abarca todo el ciclo de vida de los registros electrónicos, desde su creación hasta su eventual disposición final. Esto incluye aspectos clave como la clasificación, retención, disposición y preservación a largo plazo de los registros.

Características que exige MoReq 2010 a los sistemas de registros:

MoReq 2010 establece una serie de funcionalidades exigidas para los sistemas de gestión de registros, asegurando que sean adecuados para una gestión eficiente y segura de los registros electrónicos. Estas características abarcan desde la vinculación con la función empresarial que generó el registro hasta la generación de informes.

A continuación, presentamos en detalle las funcionalidades esenciales que MoReq 2010 exige para garantizar una gestión integral de los registros.

El registro Mantener una vinculación con la función empresarial que generó el registro.
Clasificación de registros para una organización y acceso eficientes.
Establecer y aplicar adecuadamente la retención y disposición legal de los registros.
Garantizar la integridad y autenticidad de los registros a lo largo del tiempo.
Establecer controles de acceso y seguridad para proteger la información sensible.
Registrar y mantener un historial de eventos y acciones realizadas en cada registro.
Facilitar la búsqueda, recuperación y generación de informes sobre los registros.

Lecturas recomendadas

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