Ordena tus documentos y conserva su historia
iPeryon MCRS te ayuda a organizar expedientes y documentos, describirlos con metadatos, aplicar tablas de retención y consultar su historial. Tu equipo puede clasificar, buscar y recuperar información desde una aplicación web con permisos definidos por rol y por entidad.
Estos pasos ordenan la lectura del archivo; no describen un flujo automático. Cada acción depende de los permisos de cada usuario.
Reúne documentos y archivos en una estructura de clasificación y expedientes.
Define qué puede consultar y gestionar cada usuario.
Consulta la retención, la disposición y el historial de eventos de tus documentos.
MCRS está dirigido a PyME colombianas que necesitan organizar documentos y expedientes, controlar su acceso y consultar su historia.
Necesitas organizar la clasificación, la conservación y la disposición de documentos.
Necesitas incorporar archivos y describirlos para facilitar su consulta.
Necesitas permisos claros para que cada persona acceda a lo que le corresponde.
Crea una estructura de clasificación para agrupar los documentos y expedientes de tu organización.
Organiza la clasificación por niveles y crea expedientes y subexpedientes dentro de ella. Si cambia la organización del archivo, puedes trasladar clases, expedientes y documentos. También puedes cerrar o reabrir expedientes según su estado y tus permisos.
Añade documentos y sus archivos al expediente correspondiente para que las personas autorizadas puedan consultarlos y descargarlos.
Cada documento puede reunir varios archivos asociados. Puedes consultar sus componentes desde el expediente; en PDF, el visor carga las partes necesarias mientras navegas. Las tipologías permiten identificar tipos de documento y relacionarlos con las categorías de clasificación que los admiten.
Genera, consulta y descarga su índice electrónico para revisar los documentos que contiene.
Aplica las tablas de retención de tu organización y revisa las decisiones de transferencia o eliminación.
Las tablas de retención se asocian a las categorías de clasificación y a los documentos. Antes de una acción de disposición, el responsable puede revisar el documento y confirmar una transferencia o una eliminación con comentarios de soporte. Una vista reúne las confirmaciones pendientes.
También puedes proteger documentos y otros elementos del archivo para impedir su disposición y levantar esa protección cuando corresponda, según tus permisos.
Busca con filtros y consulta reportes para revisar la información de tu archivo desde distintas perspectivas.
La búsqueda general reúne información de distintos elementos del archivo. Puedes consultar reportes detallados, de resumen o preconfigurados. Los detallados se exportan a hoja de cálculo; los de resumen, a PDF o XLSX.
Define qué puede consultar y gestionar cada usuario y revisa el historial de acciones sobre la información.
Administra usuarios, grupos y sus integrantes, funciones por rol y permisos sobre cada elemento del archivo. Los usuarios autorizados pueden consultar su historial de eventos. Los administradores también pueden revisar el espacio ocupado por documentos e índices electrónicos.
Configura los datos que acompañan a tus documentos, como sus metadatos, para facilitar su identificación y consulta.
Define los campos y las plantillas de metadatos. Los usuarios pueden consultar y modificar esos valores según sus permisos.
Si se configura y está disponible el servicio externo de inteligencia artificial, MCRS puede sugerir valores durante la preparación de archivos. Tu equipo revisa las sugerencias antes de incorporarlas al trabajo documental.
Documentos firmados desde TSM. Tras completar la firma electrónica en iPeryon TSM, los documentos de archivo pueden enviarse directamente a iPeryon MCRS cuando termina su uso activo. MCRS los recibe para incorporarlos al archivo y conservar su historia.
Documentos de procesos desde WFS. Al finalizar un flujo en iPeryon WFS, los documentos de archivo generados pueden enviarse directamente a MCRS, una vez terminado su uso activo. WFS coordina el proceso; MCRS se encarga del archivo.
¿Tienes otra pregunta? Escríbenos a contacto@iperyon.net.
MCRS se ofrece principalmente como un servicio SaaS: accedes a la aplicación desde el navegador.
Sí. Puedes crear clases, expedientes y subexpedientes, incorporar documentos y consultar la estructura del archivo según tus permisos.
Puedes generarlo, consultarlo y descargarlo desde el expediente correspondiente.
Puedes crear tablas de retención, asociarlas a las entidades correspondientes, revisar documentos y confirmar transferencias o eliminaciones. También puedes aplicar retenciones que protejan entidades frente a esas acciones.
Puedes recorrer el archivo, usar la búsqueda general con filtros y consultar reportes. La información visible depende de los permisos del usuario.
Sí. Los reportes detallados pueden exportarse a hoja de cálculo y los reportes de resumen a PDF o XLSX.
La administración combina usuarios, grupos, funciones por rol y permisos por entidad. El historial de eventos permite consultar acciones registradas sobre una entidad.
No. Es una opción que depende de un servicio externo configurado y disponible. Tu equipo puede revisar las sugerencias antes de usarlas.
Tras completar la firma en TSM o finalizar un flujo en WFS, los documentos de archivo generados pueden enviarse directamente a MCRS cuando termina su uso activo. La preparación y la firma permanecen en TSM; la coordinación del flujo, en WFS.
Conoce cómo iPeryon MCRS puede apoyar la organización de tus expedientes, la consulta de documentos y la gestión de la retención en tu empresa.
