Prepara documentos, gestiona firmas y sigue cada solicitud
iPeryon TSM reúne la preparación de documentos a partir de plantillas, la gestión de solicitudes de firma electrónica y el seguimiento de cada proceso. Tu equipo puede trabajar desde el navegador, y también iniciar una solicitud desde Microsoft Word. Las personas invitadas cuentan con un flujo propio para revisar, firmar, rechazar o acusar recibo según la solicitud recibida.
Estos pasos ordenan la lectura de una solicitud; no describen un flujo automático. Las acciones disponibles dependen de la solicitud y de los permisos de cada usuario.
Genera documentos desde plantillas para no reconstruir el mismo formato en cada solicitud.
Reúne el documento y sus firmantes en una solicitud que cada persona puede revisar y atender.
Consulta el estado de las solicitudes y sus notificaciones para saber qué ocurrió y qué sigue pendiente.
TSM está dirigido a PyME colombianas que preparan documentos recurrentes, solicitan firmas electrónicas o necesitan confirmar su entrega.
Necesitas reutilizar plantillas, organizar contactos y enviar documentos a las personas que deben firmarlos o recibirlos.
Necesitas conocer el estado de las solicitudes y revisar las notificaciones para dar seguimiento al trabajo.
Necesitas revisar el documento y realizar la acción que te corresponde: firmar, rechazar o confirmar su recepción.
Prepara un formato base y genera documentos con los datos de cada caso.
Carga el archivo base de una plantilla y configura sus campos. En plantillas Word, TSM lee las etiquetas y permite definir los valores que se completan al generar el documento. Los documentos automatizados disponibles pueden consultarse y descargarse desde la aplicación.
Utiliza opciones basadas en Google o inteligencia artificial cuando tu organización tenga configurados los servicios necesarios.
Las plantillas HTML de Google pueden relacionarse con hojas de cálculo. El mapeo de respuestas de Google Forms permite alimentar los datos que acompañan a las solicitudes de firma, sus metadatos.
Las plantillas con IA permiten configurar etiquetas y generar documentos con apoyo del servicio correspondiente. Estas opciones requieren que tu organización configure y mantenga disponibles los servicios externos.
Crea solicitudes individuales y prepara envíos de varias solicitudes cuando el proceso lo necesite.
Desde la web eliges el documento y sus firmantes. El complemento de Microsoft Word toma el documento abierto, lo prepara como PDF y crea la solicitud con los datos indicados. Para varias solicitudes, el gestor dispone de creación masiva y puede consultar el proceso resultante.
La persona invitada revisa la solicitud y valida su acción de firma mediante un código de un solo uso.
El firmante puede firmar o rechazar y dispone de una sesión para consultar sus solicitudes relacionadas. TSM envía y valida el código antes de la acción de firma.
Cuando corresponde, el PDF incorpora una página de firmas y un bloque con información de los firmantes. La persona puede descargar el documento resultante desde la página correspondiente.
Distribuye documentos y permite que sus destinatarios registren un acuse de recibo.
Además de las solicitudes de firma, TSM gestiona eventos de distribución. El destinatario puede confirmar la recepción tanto en solicitudes individuales como en procesos masivos.
Mantén los contactos de tus procesos y agrúpalos en listas para gestionar sus integrantes.
Crea contactos, actualiza los integrantes de las listas e incorpora contactos en conjunto mediante una plantilla de importación.
Notifica por correo y consulta los avisos de cada solicitud para reenviarlos cuando haga falta.
El gestor puede revisar las notificaciones relacionadas con una solicitud y reenviarlas. WhatsApp es una opción que requiere configuración y disponibilidad del servicio externo correspondiente.
Consulta el tablero y los estados de las solicitudes para revisar el progreso de tus procesos.
El tablero reúne información para el seguimiento. Los reportes de uso permiten consultar plantillas documentales y contactos relacionados con esos procesos. También puedes consultar las notificaciones y los acuses de recibo para revisar lo ocurrido.
Define las acciones disponibles para cada usuario y organiza la información que acompaña a documentos y solicitudes.
Los administradores gestionan usuarios, grupos y sus integrantes, funciones por rol y controles de acceso sobre los elementos de la aplicación. También administran los campos y las plantillas de metadatos que describen documentos y solicitudes.
Del documento firmado al archivo. Tras completar la firma electrónica en iPeryon TSM, los documentos de archivo pueden enviarse directamente a iPeryon MCRS cuando termina su uso activo. TSM prepara el documento y gestiona la firma; MCRS lo incorpora al archivo y conserva su historia.
Plantillas y firma dentro de WFS. iPeryon WFS puede utilizar los servicios de plantillas y firma electrónica de TSM dentro de sus flujos: generar un documento desde una plantilla y gestionar su firma como parte del proceso.
Para otros sistemas, TSM expone una integración por API. Un sistema autorizado puede enviar una plantilla, datos y firmantes para generar un documento y crear una solicitud automatizada. Un identificador externo permite consultar su estado y, cuando corresponde, gestionar la solicitud desde la integración.
¿Tienes otra pregunta? Escríbenos a contacto@iperyon.net.
TSM se ofrece principalmente como un servicio SaaS: accedes a la aplicación desde el navegador. También puedes iniciar solicitudes desde Microsoft Word mediante su complemento.
Sí. Puedes configurar una plantilla Word, definir los campos y generar documentos con los datos de cada proceso. También puedes consultar y descargar documentos automatizados disponibles.
Sí. El complemento toma el documento abierto, lo prepara como PDF y crea la solicitud con los firmantes y datos que tú indiques.
TSM envía y valida un código de un solo uso en el flujo de firma. También ofrece una sesión de firmante para consultar las solicitudes vinculadas a la persona.
Sí. El gestor puede preparar un proceso masivo, consultar su información y dar seguimiento a las solicitudes resultantes.
Puede descargar el documento resultante desde la página correspondiente. El PDF puede incluir una página de firmas y un bloque con información de los firmantes.
Sí. En un evento de distribución, el destinatario puede registrar el acuse de recibo, incluso cuando la entrega pertenece a un proceso masivo.
TSM envía avisos por correo. WhatsApp está disponible como opción cuando tu organización configura el servicio externo. El gestor puede consultar y reenviar notificaciones de una solicitud.
Sí. La API crea solicitudes automatizadas a partir de plantillas y permite consultar su estado por un identificador de seguimiento.
Un administrador gestiona usuarios, grupos y funciones por rol. El acceso a las entidades y las acciones disponibles dependen de esas funciones.
Conoce cómo iPeryon TSM puede ayudar a tu organización a preparar documentos, solicitar firmas electrónicas y seguir cada proceso.
